株式会社 平田牧場 様 出張費の定額制を撤廃し、宿泊費を明確化。DX化に向けた第一歩へ

JCSを導入した経緯を教えてください。

櫻井氏： 弊社では以前、出張者に対して、地域別（東京都内および政令指定都市、そのほかの地域）の宿泊手当を定額で支給していました。

実際のところ、出張時のホテルの予約は出張者本人に任せていたため、出張者が手当より安いホテルを予約していたとしても会社側は把握できず、実際の宿泊コストを明確化できていませんでした。

私も出張する際は、定額の範囲内で自らホテルを探すことは手間のかかる作業であり、無駄な時間が発生していました。また、ホテルの宿泊費はひとまず出張者が立て替える形でしたが、精算が1カ月先、2カ月先になってしまうこともあり、出張の回数が増えるほど金額的な負担を感じる状況でした。

業務に直接関係のない煩雑な作業をできる限り省き、出張先での仕事に集中できる環境を作ることが管理部門の目指すべき姿だと考えていますが、それができている状況とは言えませんでした。ちょうど新型コロナウイルス感染拡大の影響で出張が減っていた時期であり、システムを入れるには良いタイミングと考え、JCSの導入を検討しました。

導入にあたり他のサービスとの比較検討はされましたか？

櫻井氏： 色々なシステムの提案を受けていましたが、課題を抱えながらも具体的な話を聞くまでには至っていませんでした。そんな中、JCSのご案内を受け、「あのじゃらんさんのサービスなら間違いないのでは」と感じ、話を聞いてみることにしました。

実際に話を聞いてみると、宿泊先や宿泊費をシステム上で全て管理と精算できることはもちろんのこと、福利厚生として活用したり、管理者用画面が充実していたり、NGワードを登録してカプセルホテルをヒットさせないようにするなど、付随するメニューが豊富な点にも惹かれました。これなら弊社の課題解決にマッチするだろうと思ったのです。

社内での稟議など、導入までの流れはスムーズでしたか？

櫻井氏： JCSを導入するまでの流れは、かなりスムーズだったと思います。ただ、出張者からは異論もありました。出張者としては手当よりも安いホテルを頑張って探し、その差額を現地での食事代に充てるという現状もあったようです。

そうした声に対してどのように理解を得たのでしょうか？

櫻井氏： 二つの見直しを行いました。まず一つ目は、定額制の手当てを撤廃し、東京都内および政令指定都市のホテルは1万5,000円まで、それ以外の地域のホテル代は1万円までの範囲で予約できるように規定を変更しました。これにより、今までよりグレードが高いホテルにも泊まれるようにしました。

二つ目は、1日あたりの出張の日当を3,000円に引き上げ、十分な食事代を確保しました。

宿泊の上限額を引き上げると、みなさんハイグレードなホテルを予約してしまいそうですよね…。

櫻井氏： 確かにそうした心配の声もありました。しかし、各出張者がどの程度の経費を使っているかを社内で管理できていることもあり、みんな節度を持って予約しています。平均すると1万1,000円ほどに抑えられています。

導入によってどのような効果が得られましたか？

櫻井氏： まずはもちろん、会社としての宿泊費を明確化できるようになったことです。数字が不明確であるということは事業の透明性が低いので、コンプライアンスをしっかりと守る組織であることを示すためにも、JCSの導入は大きな転機になったのではないかと思っています。

また、定額制の手当の撤廃や日当の金額の変更は、時代の変化を考えればいずれは対応しなければいけなかったことだと思います。JCSの導入によってそこに踏み込めたことも大きな成果です。

川村氏： 宿泊時の実際の手間もかなり減りました。まず、支払いはJCSを通して会社が全て対応してくれているので、チェックイン時やチェックアウト時のお金のやりとりが基本的に発生しません。また、チェックインの際に宿泊者カードを書いたり、領収書をもらう際に会社名を伝えたりすることも負担の一つでしたが、今は名前を伝えるだけでチェックインできるようになりました。精算に関して経理に申請する手間も大幅に削減でき、営業活動に注力できるようになりました。

ということは、経理上の作業時間も効率化できているということですよね？

木下氏： そうですね。システム化されたことで、作業時間は1カ月あたり30分程度短縮できていると思います。ほんの30分であっても、それが積み重なれば大きな負担になるのでありがたいです。

櫻井氏： JCSの導入は、出張者にも時間の効率化が図れています。以前は出張者本人が色々なサイトを見ながら、安いホテルを探していたわけですが、それは決して短い時間ではなかったはずです。弊社では毎月延べ約20件の宿泊が発生していますが、導入により予約1回あたり出張者の時間が10分削減できているとすれば、年間で約6時間短縮できていることになります。これは小さなことのようですが、この小さな時間を積み重ねていくことが管理部門にとって大切なことだと思っています。

櫻井氏： これからは人材の確保がより厳しくなっていく時代です。業務の効率化とDX化をしなければ、会社の存続自体が危うくなっていくはずです。その意味でも、今回の導入は、会社が良い方向に向かう大きなきっかけになったと思います。定額制の手当の撤廃など、今までは議題にすら上がらなかった課題です。システムを導入したところで、それが顕在化し、改善につながりました。単なる宿泊管理システムの導入にとどまらない業務改善効果だと感じます。

今後のJCSに期待、また要望することはありますか？

川村氏： 出張する側としては、グレードが高い部屋に空きがある場合に、じゃらんJCSから予約をすることで自動的にアップグレードしてもらえるような仕組みがあるとうれしいですね。

櫻井氏： まず一歩を踏み出せたという意味で、管理部門としては非常に満足していますが、今後もJCSを活用することで煩わしい作業をさらになくしたいと思っています。効率化された時間を使って、社員が気持ちよく出張してもらえる環境を作りたいです。

この先、出張がコロナ前の水準まで戻ってくれば、また色々な要望が出てくると思いますし、システムを使っていく中で出張者から新たな要望や意見が出てくることもあるかと思います。それらをしっかり汲み取り、改善していくためにも、ぜひ今後も連携させていただければと思っています。

JCSの導入をきっかけにDX化に向けた新たな取り組みが加速しそうですね。ありがとうございました。