株式会社ホリウチ・トータルサービス 様 【利用率95%】直感で選んだじゃらんで「領収書チェック3分の1」＆「小口現金保管10分の1」を実現

JCS導入前に抱えていた課題は何でしょうか。

神成氏： 営業所内での精算に多くの手間と時間が発生していたことです。当社は事業の特性上、出張が頻繁に発生します。JCSを導入する前は、基本的に営業所内で宿泊費を現金精算していたため、出張案件×人数分の精算業務を行っていました。また、出張案件1つに対して精算書作成、システム入力など、5つくらいのタスクが発生するため、数が多いほど時間がかかっていました。

さらに、2021年頃から出張案件が増えてきたこともあり、「さすがに営業所内精算の出張精算を効率化しないと大変だ」という思いを抱えるようになりました。

また、監査の担当者は、監査以外の複数の業務と並行しながら、領収書チェックをしており、3日間の時間を費やしました。

その他にも、防犯上の理由から「営業所内に保管している小口現金の金額を減らしたい」という会社の意向もあり、営業所内で現金精算を行う体制を変える必要性を感じていました。

出張が頻繁に発生するとのことですが、月に何件ほど発生するのでしょうか。

大津氏： 出張件数は月によってバラつきがあります。例えば、2023年12月は約50件、2024年1月には約60件の出張案件がありました。

ただ、1件の出張に対して複数名で出張することも多いため、出張1件＝1人の精算処理とは限りません。一人あたり出張1件のカウントとなるのです。仮に、1件あたり平均5人が出張した場合、出張案件60件で換算すると、300枚の領収書・精算書をチェックし、精算作業を進めていたことになります。

それはなかなか大変だと想像します。一方、現場ではどのような課題があったのでしょうか。

齊藤氏： まとまった宿泊費を立て替えられる人は限られているため、その特定の人だけに領収書発行を含む精算業務が偏ってしまう場面を頻繁に見受けられましたね。一部の社員のみに負担が偏ってしまうことには、問題意識を感じていました。

JCS導入前、出張に行く現場の方々はどのように宿泊先を予約していたのでしょうか。

齊藤氏： 社内には、他社さまの出張予約サービスを使って宿泊先の予約をしていた人も一部いました。ただ同サービスについては、宿泊日の変更対応や、ホテル宿泊費の折り合いがうまくいかず、大半の人は個人で予約していました。

JCS導入に至る経緯をお聞かせください。

神成氏： 出張に伴う精算業務の負担を改善するために「掛け売り（後払い）ができる法人向け出張予約サービスを契約しよう」と思い立ち、「会社旅費 掛け売り」で検索をかけました。検索で一番上に出てきたのがJCSでした。「どれも一定のクオリティはあるだろうから、他社との比較は必要ないだろう」という判断を行い、導入を即決しました。

直感で即決だったんですね。JCSの導入効果について教えてください。

神成氏： 導入して最も効果を得られたのは、精算業務の負担が軽減したことです。営業所では、宿泊費の現金精算がなくなったことで、精算書作成だけでなく、日々現金残高を確認する作業や、現金が足りない場合に本社へ送金依頼をかける作業など、さまざまなタスクをこなす必要がなくなりました。

一方、監査の担当者についても、紙の領収書を1枚ずつチェックする必要がなくなったため、JCS導入後は1日以内でチェックが終わっています。紙の領収書もなくなったので、ペーパーレス化も実現できました。

どれくらい紙の領収書は削減できましたか。

大津氏： 宿泊費の領収書がなくなったため、紙の領収書はこれまでと比べて半分程度にはなりました。全営業所の領収書は本社にいる監査担当者がチェックした後に大阪の管理部へ送っています。以前、領収書はA4の箱に入れて送付していたのですが、JCS導入後は宅配袋に入る容量までサイズダウンになりました。ペーパーレス化と同時に宅配便のサイズも小さくなったため、郵送代金の削減にもつながっています。

会社の意向である「営業所内に置いておく小口現金を減らす」については実現されましたか。

神成氏： 実現できました。営業所によりますが、例えば、大阪営業所では、JCS導入により宿泊費の現金精算がなくなったことで、保管している小口現金の金額は1/10以下になりました。

JCSを実際に使用する現場からはどのようなお声を聞いていますか。

齊藤氏： 個人のお金で立替精算する必要がなくなったことで、急な宿泊予約が必要になった場合でも、現金の心配なく予約ができる点が助かっています。

また、JCSなら誰でも宿泊先を予約することができるというのも利点ですね。これまでは、宿泊費を立て替える人が宿泊先を予約しており、予約をしない同行者は宿泊先がどこなのかわからず、気がかりだったと思います。

ほかにも、JCS限定プランで良い宿に安く泊まれるのもメリットです。おかげさまで、当社のJCS利用率は95%に上っています。

利用率95%はすごいですね。

齊藤氏： 残りの5%は、宿泊先と飛行機もセットで予約する他社さまのサービスを利用する人たちです。宿泊先だけの予約の数字という切り口で見れば、JCS利用率はほぼ100%ですね。

かなり高い利用率ですが、導入後、社内で混乱などはありませんでしたか？

神成氏： 担当者さまに恵まれたことで、導入後スムーズに利用開始できたと思います。ご担当の木村さまには当社の細かい要望に対して真摯に対応していただきました。

また、導入と運用にあたり、オンライン会議にてJCSの使い方や注意点などを各営業所の代表者へ丁寧にご説明いただき、助かりました。JCSに関する現場からの問い合わせも、リクルートさまが直接対応してくださるので、社内での普及もとてもスピーディーでした。

最後に今後のJCS活用の展望をお聞かせください。

神成氏： 引き続き、当社の出張予約サービスとして使い続けたいと思っています。また、完全に当社のワガママな意見かもしれませんが、2年に1度開催される社員総会の宿泊先選びとしてJCSを活用できれば便利ですね。「会議ができる部屋がある」「宴会ができる畳の大広間がある」など、マニアックな検索項目があればさらに重宝すると思います（笑）。

精算業務の改革にとどまらず、ペーパーレス化を含むさまざまな取り組みが参考になりました。今日はありがとうございました。