東洋ライス株式会社 様 経費処理にかかる時間が3分の1に。業務効率化でさらなる顧客満足度の向上へ

JCSの導入前の課題について教えてください。

川上氏： 以前は交通費から宿泊費まで各社員が立て替え、領収証を管理していました。ただ、領収書での管理には主に2点の課題があったと感じています。

まず、ガバナンス観点での課題です。出張者は日常業務にも追われる中で、事後清算のタイミングがなかなか取れず経費申請がギリギリになってしまう、遅れてしまうといったことがありました。他にも領収証を紛失してしまうケースなどもあり、経費の透明化に懸念を感じていたのも事実です。

また、経理処理にも時間がかかったので、業務効率化の観点でも何とかしたいという思いがありました。宿泊費の高騰も悩みの種で、出張日数が増えると費用もそれだけ膨らんでしまうことになります。

JCSを導入以前は、社員が独自に宿泊先を探して各々の方法で決済していたのですね。

川上氏： そうなんです。利用する予約サイトや検索手段は人それぞれ違い、自分なりの方法でなるべく費用の安い宿泊先を探して予約し、立替決済を行っていました。多くの社員はホテル代金の高い地域でも1泊1万円以下を目安にホテルを選ぶようにしているため、安い宿泊先を探すにはそれなりに時間がかかってしまいます。

また、長期や遠方の出張については、宿泊日数や交通費にボリュームがあるため、立替決済に負担を感じる社員も少なくありませんでした。

経費処理では、どのような点で時間がかかっていたのでしょうか？

大森氏： 弊社は、日本各地にお客さまがいらっしゃるので、数カ月単位での長期出張や、遠方を飛び回ることも頻繁にあります。そのため、出張の度に発生する、交通費や宿の経費処理に時間がかかっていました。

とくに、工事関係者や設備管理の部署は、8名程度の大人数グループで動き、途中からは各自が顧客を回るケースも珍しくありません。そのため、一度の出張でたくさんの精算書の処理をしなければなりませんでした。

そんな課題があるなか、JCSをお選びされた決め手は何ですか？

川上氏： 弊社では、「余計なコストをなるべくかけない」というポリシーが浸透しているので、JCSを導入する際、初期費用や月額費用がかからないという点に魅力を感じました。社長も移動で新幹線を使用する際には自由席を選ぶほど、会社全体でコストの最適化に対する意識があるため、無料というのは導入しやすかったですね。

また、営業担当者の方がとても親切で、根気強くサービス内容や導入後のメリットを説明してくださったことも決め手となりました。

JCSの導入によりどのような変化がありましたか？

川上氏： 一番は、出張者・管理者・経理担当者の出張周りの経理業務時間が減ったことです。これまで時間を要していた精算処理業務が約3分の1になったことで、人件費の削減につながったと感じています。

まだサービスを導入して間もないこともあり、宿泊コストの低減効果は見えていませんが、利用し続けることで効果が表れると期待しています。

また、予約のキャンセルや変更がしやすくなったのも便利になったポイントですね。ビジネスでの出張は旅行と違い、急な予定変更が起こりやすいので、柔軟に対応してもらえるのは無駄なコストや時間が発生せず大変助かります。

作業工数が3分の1になったのは大きいですね。具体的にどのくらい時間が削減できたのでしょうか？

大森氏： これまで出張者・管理者・経理課の三者を合わせた清算処理は出張1件につき、10分程度の時間がかかっていましたが、JCS導入後は3分程度になりました。直近で対応した23泊分の処理については、以前ですと230分（3.8時間）を要していましたが69分（1.15時間）で処理ができるようになりました。

川上氏： 社長は1分1秒も無駄にしない主義なんです。常に「私の5分は1億円と同じくらいの価値がある」とおっしゃっています。私が新入社員だったころ、「取引先へ出向く際は、お客さまをお待たせしないよう、有料でも特急列車などを使い、10分でも早く到着すべき」と教えられました。

そのため、貴重な時間を少しでも本来の業務やお客さまのために使えるという面でも、JCSが業務効率化の一助になっていると感じています。

コーポレートガバナンスの面で変化はありますか。

大森氏： 立替決済の廃止や領収証紛失の心配がなくなったことが何より大きいですね。出張における、社員の心理的負担や時間的な手間、金銭的負担も軽減されたと思います。経理処理における透明化にもつながりました。

JCSの導入に対して、社員のみなさんから意見はありましたか？

大森氏： 後払いでまとめて支払いできる点や割引クーポン発行など、JCSならではの利便性を感じたという社員のうれしい声が届いています。

ただ、社内でJCS使用が統一されているかというと、現時点ではまだできていない状況です。パソコン操作に抵抗感がある社員がいるだけでなく、すでに他の予約サイトで取得しているアカウントがあるため、JCSを使うためにリクルートIDを新規作成することに壁を感じている社員も多いようです。

みなさん日頃の業務に忙しい中で、どのようにして利用の周知や徹底をしていくかが今後の課題といえそうですね。

大森氏： はい。管理部門で引き続きPRしていくのはもちろんですが、JCSのご担当者にもID登録や操作の方法をまとめた周知用の紙面を作成してもらうなど、お力添えくださるとのお話がありました。

川上氏： JCSの担当者にはサービスの案内から導入に至るまで、とても親身になって対応していただきました。今回、JCSとの契約を決断したのは、ご担当者の人柄や誠意的な説明に信頼感を持った点が大きかったですね。

また、すでに社内で導入し浸透していたツールとJCSを連携したうえで、飛行機とホテルをまとめて予約決済できるというご提案もいただいたので、取り入れやすかったという面もありますね。

今後もまだ活用できていない機能やサービスをご案内いただくなど、引き続きサポートをお願いしたいと思っています。

信頼できる担当者がいるのはとても心強く、安心感がありますね。他に現時点でJCSを通して展開していけそうなポイントはありますか？

大森氏： 和歌山本社が若手社員の研修場所として集約されているので、期間中の宿泊先を手配する際にJCSを利用し始めました。たとえば、新卒研修については3カ月程度の期間を要し、通常の出張よりも規模が大きくなります。そういった案件を一括で管理できるようになり、さらに便利になりましたね。今後も出張はもちろん、研修などの利用も積極的に模索していきたいと思っています。

さまざまな活用方法が期待されますね。

大森氏： JCSには、社員のチェックイン・チェックアウト状況の一元管理ができたり、災害時にも役立つ安否確認ツールとしても使えたりなどの、弊社でまだ有効活用しきれていない機能があります。これらの活用の幅をさらに広げていきたいですね。

川上氏： 弊社は創業時から常に新しいことへの挑戦を続けてきた会社です。無洗米についても米をとぐ手間を省くというだけではなく、とぎ汁が河川や海を汚さないといった環境面に配慮した製品を目指した結果、生まれたものです。

近年では、自治体や企業とタッグを組んで子育て世帯や高齢者に栄養価の高い金芽米を提供し、食から少子化や健康に関する問題に切り込んでいます。

単なる効率化以外の「付加価値を生むチャレンジ」という点では、JCSの導入も同様だと思います。出張や研修における社員の負担を軽減し、本業により注力できる環境を作ることは、弊社にとって大きな意義があることだと考えています。今後もJCSの利用を加速させていきたいですね。

多彩なチャレンジを通して会社が発展し、社会貢献にもつながっていくのですね。ありがとうございました。