日東電工株式会社 様 出張精算工数の大幅削減に成功。ガバナンス強化と利便性向上も実現

じゃらんコーポレートサービス（以下、JCS）を導入したきっかけを教えてください。

長井氏： 弊社は、戦略的な出張・経費管理や調達管理により、間接業務の簡素化・効率化を実現し、経営基盤の強化を図ることを目的として、2016年に間接材の購買改革を行うことになりました。そこでまず、世界各国で利用実績を持ち、出張旅費・交際費・近接交通費などの出張・経費管理をクラウド上で実現できるConcurを導入しました。社内でコスト削減や効率化に向け検討した結果、リクルート社のJCSを導入してみようということになったのです。

JCSを選んだ決め手は何だったのでしょうか？

中平氏： JCSはシステム上で宿泊費の上限設定ができ、管理がしやすかった点が選ぶときのポイントでしたね。

JCS導入当初の利用率はどのくらいでしたか？

金森氏： 当初のJCSの利用率は約20％と低めでした。導入時はJCSとConcurを連携しておらず法人一括決済サービスも利用していなかったため、自分で予約するのと手間がほとんど変わらず出張者側にメリットが少なかったのが原因だと思います。

法人一括決済サービスの利用とConcurの連携により、利用率はアップしましたか？

金森氏： 連携と同じタイミングで、メールでのお知らせ、イントラネットへの掲示、トラベル全体のイーラーニングとさまざまな手法で社内周知を行った結果、徐々にJCSの利用率は増えていき約1年で約65％までアップしました。法人一括決済サービスにより出張精算時の領収書添付が不要になり、出張精算時の入力項目もJCSの予約データがそのままConcurに連携されることで、たった数分で操作が終わるほど短縮できました。

出張精算の工数が大幅に省けたことで、出張者側のメリットが増え、利用率のアップにつながったと思います。JCSへのアクセスもシームレスログインで毎回IDとパスワードを打ち込む必要がなくなり、JCSに簡単にアクセスできるようになりました。

利便性の増したJCSにより、導入前に抱えていた課題は解消されましたか？

金森氏： 調達部門としては、ホテルの宿泊データを分析しコストダウンにつなげるという課題があります。JCS導入前は出張者がホテル名を手入力していたため、ホテルでもアルファベット表記やカタカナ表記などといったさまざまな記載があり、正確な分析が困難でした。
JCS導入後はすべて統一した名称で宿泊データを入手できたので、分析面で課題解決につながっています。

長井氏： 経理面で言うと、JCSとConcur連携前は領収書のチェックが大変でした。特に連泊したときの精算処理は手間がかかりましたね。1泊当たりの上限金額を超えた場合、入力欄に理由を書いて上長が認めた場合のみ精算できるという社内規定の関係で、連泊した際には日別に分割した宿泊金額をConcurに手入力して精算しないといけないのです。

すると入力ミスが起こり領収書の日付や金額がConcurのデータと合わなくなって、経理や精算を担当する者も照合に手間がかかっていました。

JCSとConcurを連携してからは、正確な宿泊データがそのままConcurに流れてくるので領収書チェックも不要になりました。この工数削減は本当に大きいですね。経理側もユーザーにもメリットがあり、出張精算の手間が省けた時間をコア業務に充てられるので良い循環になりました。加えて、JCSの予約画面では上限を超えると理由の入力が必須なので、超過理由の未入力による差戻しをせずに済んでいます。

上限設定について

金森氏： JCSの予約画面は弊社規定の金額の範囲で検索をする設定になっており、ここで一つガバナンスが効いています。さらに、上限を超過したホテルを予約するには理由を書く必要があり、2回目の統制が取れているのです。この設定により、やむを得ない理由がなければ上限が超えにくくなり、上限金額の超過者が一段と減りましたね。

ユーザー側からはどのような声があがっていますか？

中平氏： 混み合うホテルでの精算がなくなり、チェックアウトがスムーズに行えるため 便利になったという声はよく聞きますね。

金森氏： 当時のヒアリングや中途社員からは「便利で わかりやすい」という声や「この出張精算のシステムは使いやすいね」 といった声があがっていましたよね。

中平氏： そうですね。新しいシステムを導入すると使い勝手が変わるため、過去のシステムの方が良かったという声が起こる可能性もあると思いますが、今回、ネガティブな意見があまり出なかったのは私たち調達部門としてもうれしかったですね。

システムの社内浸透のために、リクルートが行った支援で良かったことはありますか？

金森氏： JCSの利用を周知しても、利用しない出張者に対しては、JCSが便利になった旨をメールで伝えていたのですが、メールの文面はリクルート社にアドバイスをいただいていました。

中平氏： メールを送り続けたことでJCSの利用促進につながり、実際に何人かの社員に電話でヒアリングして意見を聞いたこともありました。

社員からはどのような意見があがりましたか？

中平氏： JCSを知らなかったという意見や、JCSより安く予約出来たのでJCSを使わなかったというような意見がありました。都度、詳細についての説明や、個別最適ではなく全体最適での活動である趣旨を伝えました。

金森氏： 現在もリクルート社が定期的に振り返りミーティングを行ってくださるので、助かっています。私どもはシステム導入が落ち着くと運用を見守るところまで手が回らないことが多いのですが、リクルート社の方から定期的にご連絡いただけるので、ユーザー利用状況などの現状把握ができています。また、JCSは大規模な宿泊ポータルサービスなので、多大な情報に基づいてアドバイスをいただけるので安心して使えますね。

中平氏： 昨年も宿泊費の設定金額見直しを検討した際、自社の情報だけでは適正金額の判断が難しかったので、リクルート社から有用な市況の宿泊費情報をいただきました。

今後JCSに改善して欲しい点や期待することはありますか？

金森氏： 法人一括決済サービスに対応する宿泊施設の数を増やしていただきたいですね。対応外のホテルは検索しても出てこないため、従業員から「会社に近い宿泊施設が載っていない」というような問い合わせが入ることがあります。

長井氏： 地方にある事業所では都市部と比べてホテルの選択肢が少ないため、法人一括決済サービス対象のホテルを広げてもらえるとありがたいですね。

それから、最近は宿泊税の発生する市区町村も増えているので、宿泊税や入湯税込みの金額で決済できる機能があると便利だと思います。

なるほど。御社としての今後の展望はありますか？

金森氏： JCSの利用率をさらに向上させてガバナンス強化していきたいですね。JCSを使うと会社のツールで予約から精算まで完結するので不正を防げます。また、「JCSを利用して良かった」と今まで以上に出張者に喜んでいただけるよう利便性の向上にも取り組みたいと思います。利用率アップを2024年度の課題として、リクルート社と一緒に取り組んでいきたいですね。

JCSを上手に活用して利用率がアップするほど、管理者側と出張者側の双方に多くのメリットが生まれ良い循環が形成されることがわかりました。本日はありがとうございました。