三菱地所株式会社 様 【出張管理システム利用促進にJCSを活用】データドリブンを活用した規定の見直しを実現

JCSを導入したきっかけを教えてください。

JCS導入前から、出張時の航空券や新幹線チケットが予約できる出張管理システムを導入していたのですが、社内でのさらなる利用促進策を検討している状況でした。

出張管理システムの提供会社にお話ししたところ、同システムと連携可能なOTA※をご提案いただいたことがきっかけでJCSの導入を検討しました。お話をうかがい、「JCSと出張管理システムを連携させることで、利便とともに、システム利用率の向上も期待できる」と判断し、2023年9月にJCSを導入しました。

※OTA（Online Travel Agent）：インターネット上で宿泊予約ができるサービス

出張管理システムの利用促進を図りたい理由は何ですか。

社内で出張情報を一元管理するためです。一元管理により、安全衛生管理の推進や経費精算に係る不正防止などができるだけでなく、航空券や新幹線チケット、宿泊先等、出張に関する従業員の「選択傾向を把握できる」ようになるなど、より透明性のあるデータ管理につながると考えています。

また、出張管理システムの利用普及を進めることで、ホテル代の立替精算など精算処理に係る従業員の負担を軽減したいというのも理由のひとつです。

既存の出張管理システムと連携できるOTAは、ほかにもあったと思いますが、JCSを選んだ決め手はなんですか？

決め手は情報の量と質です。OTAを検討する際に、掲載件数の豊富さに加え、従業員の安全確保の観点から宿泊施設の質にもこだわりたいと考えていました。JCSではリクルートさまの事前審査を通過した宿泊施設に絞って掲載されているので、従業員も安心して宿泊できます。安全性の高い宿泊施設のみが掲載されている点はJCSを選定した大きな理由のひとつです。

また、出張規定の見直し要否検討に際し、指標となるような客観的なデータが必要だったのですが、リクルートさまから都市別の宿泊料金データをいただけたことも、結果としてJCSを選んで良かったポイントですね。

なぜ出張規定の見直し要否検討にデータが必要だったのでしょうか？

近年、宿泊施設の価格高騰に伴い、従業員から「宿泊費の規定額がマーケットと見合っていないのでは？」という声があがり始めていたことを踏まえて、出張規定の見直しが必要かもしれないと考えていました。出張時の宿泊料金に関する客観的なデータを模索していたところ、リクルートさまより都市別の宿泊料金データをいただくことができましたが、システムの提供だけでなく出張周りの課題解決もご支援いただける点がありがたかったですね。

「都市別・宿泊料金データ」とは具体的にどのようなデータでしょうか。

例えば「札幌市では宿泊料金1万円で○○%、1万1,000円で○○%、1万2,000円で○○%の施設に宿泊できる」というように、宿泊施設カバー率を地域別・金額別に把握できるデータ※ですね。

さらに地域レベルで細かく分けられています。その細かさには社内でも感嘆の声があがりましたね。

※場合によりお渡しできかねることがございます。詳しくはお申込後、担当者にお問い合わせください。

出張宿泊費の会社負担額の見直し要否検討に「都市別・宿泊料金データ」を参考にされたとのことですが、規定は変更されたのでしょうか。

変更はしませんでした。都市別・宿泊料金データを参考に、現状の規定金額で十分に宿泊できるという結論になったのです。結果的に変更はしませんでしたが、同データがあったからこそ、客観的な根拠に基づく判断を行うことができました。

見直し要否検討は、来年度以降も定期的に行う必要があるため、ぜひ今後もデータ提供という形でご支援いただきたいと考えています。

まだ導入して間もないかと思いますが、JCSの導入による効果などはございますか？

現在はJCS導入後の移行期なので、明確な効果を実証できてはおりません。JCS導入の主な目的であった出張管理システムの利用促進についても、まだデータを集めている段階です。

ただ、現時点ですでに従業員からポジティブな声があがっており、導入による効果は少なからずあるものと考えています。例えば、これまで一部の従業員が宿泊費を現地で立て替えて、後日経費精算システムへ宿泊情報や領収書の入力などの作業を行っていましたが、JCSを導入した後は、それらの細やかな作業が必要なくなりました。

おかげで、従業員からは「経費精算の手間がなくなった」「ホテルで支払いが必要なくなり、ストレスフリーになった」という声を多く聞いています。

出張回数が多い社員にとっては少し業務の負担になりそうですね。出張の頻度は多いのでしょうか？

弊社は不動産という現物を取り扱っていることもあり、出張で現地へ赴くことが少なくありません。プロジェクトの進行具合などにもよるため、頻度は変動しますが、23年の月平均は約200件でした。

毎月約200件分の支払いおよび経費精算に関する手間がなくなったと考えると、従業員の負担も相応に軽減されたと思います。

最後に、今後のJCS活用の展望を聞かせてください。

出張管理システムおよびJCSの利用率をより高められれば、従業員としては経費精算手間の削減、会社側としては出張データの一元管理の実現や不正防止など、双方にメリットがあります。引き続き、出張管理システムの利用促進を図るために、JCS利用の周知徹底を進めていきたいと考えています。

データドリブンを活用した規定の見直しや、データの一元管理の展望が参考になりました。本日はありがとうございました。