ホシザキ株式会社 様 精算システムとJCSの連携により出張関連業務の工数削減、ガバナンス強化などを実現

JCSの導入前の課題について教えてください。

福田氏： 弊社では経費全般に関する工数低減、ガバナンスの強化などを目的として、2021年8月に株式会社コンカーが提供している経費管理クラウドサービス（以下、SAP Concur）を導入し、同年11月から本格的に稼働しました。それにあたり、SAP Concurのより高度な活用を目的とした諸検討の結果、SAP Concurへの連携可能ツールの一つとしてJCSとの連携を決めました。

SAP Concur導入前の弊社精算フローは、社員各々に宿泊予約や決済をしてもらい、出張後の精算処理時に宿泊金額などを精算検収担当者が確認して精算をしておりました。手配をするのが社員本人であることもあって、地域別に宿泊金額上限を定めた規定への準拠の確認は、事後（精算検収時）にしかできない場合がほとんどでした。また、精算申請時に添付される領収書だけでは宿泊プランの内容（例：〇〇カードつきなど）が判然としない場合も多くあり、ガバナンス面での懸念がありました。

導入前には他社サービスとも比較・検討したとのことですが、じゃらんをお選びいただいた決め手について教えてください。

福田氏： SAP Concurの運用設計と並行して、SAP Concurと連携できるいくつかのシステムサービスを比較検討しました。
その中でJCSに決めたのは、まず１つ目に、弊社規定の地域別の宿泊金額上限設定に基づいて、それを超える宿泊金額の宿泊施設は予約選択できないようなシステム制御が可能であったことでした。

２つ目は、さまざまな宿泊プランのうちで、個人の利益につながりかねないプランを、そのプラン名に含まれるワードをNGワードとして設定することで、そのプランは選択できないようなシステム制御が可能であったことでした。

これらの制御機能を活用すれば、弊社が課題としていたことを解決できることが、他のサービスと比較して優位性を高く感じ、魅力的でした。また、他のサービスと比較して導入企業数が多かったことや、利用できる宿泊施設数が多かったこともJCSの魅力のうちの一つでした（機能や比較データ内容は全て導入検討当時のもの）。

さらには、これらに加え決め手として、導入検討当時のじゃらんさんの営業ご担当者の熱意とお人柄が挙げられます。システム導入の適否判断材料としては、当然その機能の良し悪しが大きなものであります。ただ、私どもは「誰とその仕事をすることになるのか」という観点も、導入適否の判断材料の一つとして大切だと考えています。弊社からの質問に対する明確なご回答、弊社ニーズを的確に捉えたご提案、真剣でありながら楽しい会話など、導入後も長いお付き合いになるであろうことを念頭におくと、まさに「うってつけ」のご担当者でした。

サービスの導入時に混乱が生じないよう工夫した点はありますか。

宮城氏： SAP Concurを導入する際に、JCSの利用・運用方法も含めて説明会を行いました。社員は普段からじゃらんなどの宿泊施設予約サイトを利用していたこともあり、特に混乱はなくスムーズに導入できたと感じています。

実際にJCSを導入後、どのような効果を実感できていますか。

宮城氏： 宿泊の経費精算・検収にかかる負担は確実に減りました。宿泊施設の検索結果において、じゃらんのサイトに掲載されている施設は規定に合致していることとなり、掲載されていない施設は規定外となります。そのため、選択する時点で規定への準拠を図れるのは大きなメリットです。また、それまでは出張者がそれぞれ個別に出張手配を行っていましたが、じゃらんで一本化することで、手配の一元化による関連工数の低減など、管理面を含めて効果を感じております。将来的には利用実績データの分析などにより、出張者に対する推奨宿泊先の案内や、規程自体の見直しなどにもつなげたいですね。

導入した後に会社の規定金額をオーバーしてしまうケースはありましたか。

福田氏： システム制御により、規定金額を上回る施設はじゃらんでは選択できない運用にしていますので、通常運用下ではありません。

宮城氏： JCSを導入したことで、システム制御によって宿泊金額やプランのチェックが不要となり、手配や管理工数低減につながりました。また、ガバナンスが強化されたことなど、さまざまな効果を実感できています。

さらに効果的な運用をしていくために、じゃらんに対する要望はありますか

宮城氏： 機能面については問題ありません。今後の運用に関して、じゃらんさんにご協力いただけると、弊社としてうれしいことはあります。

例えば、大きなイベントが開催される場合、それによってその開催地域の宿泊料金が大きく変動（値上がり）し、会社の規定金額を超える宿泊施設しか選択の余地がないといった事例が過去にありました。地域ごとのイベントスケジュール情報を前広に教えていただくことができるとすれば助かりますね。それを事前に社員へ共有することで、可能な限り早めの宿泊予約を促し、宿泊料金の変動（値上がり）に関するさまざまな影響を極力小さくすることにつなげられるかもしれません。

JCSを導入したことで新たな着目にいたったということですね。

宮城氏： JCSで手配することで、規定額以内での宿泊手配である担保が取れるようになりました。今後は、発生経費面にも鑑みて、先ほどお話したように価格変動の影響を極力小さくする工夫や、同じ地域であればより廉価な宿泊施設手配の推進なども図れたらと考えています。何かJCSを活用したじゃらんさんからの名案、ご提案があれば、ぜひご教示いただければと思います。

システム利用に関して、今後に向けた展望を教えてください。

福田氏： 現在、SAP Concur運用ツールのひとつであるBTMの一環としてのJCS導入をしているのは国内グループ会社で弊社のみです。弊社での導入効果も鑑み、販売会社の必要に応じてSAP Concurが導入された際はもとより、場合によってはBTMツールとしてのみでも、15販売会社への導入検討をする価値は十分にあるものと考えています。

宮城氏： 弊社と販売会社では規定内容や出張の実態に違いがあります。その違いを念頭におきつつ、必要に応じてJCSを活用しての出張精算業務の効率化、ガバナンス強化を進めていければと考えています。

業務工数の削減に加え、ガバナンスの強化に大きな効果があった点が大変参考になりました。本日はありがとうございました。